Gestionnaire commandes et factures
La Direction des Ressources Matérielles du Centre Hospitalier Rives de Seine recherche un(e) gestionnaire des commandes et factures.
Missions générales
- Gestion des demandes des services et réalisation des commandes correspondantes, gestion de la facturation et du mandatement dans le cadre de procédures définies.
- Traitement administratif des achats du portefeuille dédié
- Suivi budgétaire du portefeuille
- Veille permanente sur les produits et les fournisseurs
- Echanges réguliers avec le service Biomédical pour un bon suivi des dispositifs médicaux
ACTIVITES PRINCIPALES
Selon les nécessités et l’organisation de la cellule économique, le gestionnaire est susceptible de prendre en charge des portefeuilles et comptes dédiés complémentaires sur un temps circonscrit et en y réalisant les mêmes activités.
Gestion des contrats de maintenance (médicale et autres)
- Suivi de l’évolution des contrats
- Renouvellement des contrats
- Gestion des comptes budgétaires concernés
- Négociation des tarifs avec les prestataires
- Suivi et tenue du tableau de maintenance et du tableau des garanties des dispositifs médicaux
Prise en charge des réparations du matériel médical et autres
- Interaction avec le service Biomédical afin de connaitre les différentes casses et pannes.
- Etude de l’opportunité de la réparation (historique des réparations, coût de la réparation / coût d’appareil neuf)
- Contact avec le SAV (Service Après-Vente) si nécessaire et suivi du dispositif jusqu’à la remise en état de ce dernier (prévenir les services de la date d’intervention, s’assurer du passage du technicien, etc.) ; information donnée à l’utilisateur sur le suivi de la réparation
Gestion des fournisseurs
- Suivi des fournisseurs
- Négociation tarifaire
- Demande de devis
- Relationnel avec les fournisseurs
ACTIVITES COMPLEMENTAIRES
- Réception des demandes d’achats des services demandeurs, contrôle de la conformité de ces dernières et recensement des anomalies rencontrées ; approbation ou rejet des demandes incomplètes
- Rédaction des bons de commande sur la base de devis et des instructions des services demandeurs
- Réception des bordereaux de livraison et de service fait, contrôle des conformités, quantités et prix
- Liquidation des factures pour mandatement aux fournisseurs
- Traitement des litiges comptables/fournisseurs (rejets et avoirs)
- Classement et archivage des dossiers et factures
- Suivi des budgets, projets, tableurs et traitements statistiques de son portefeuille
- Tenue des tableaux d’investissements lors des projets (Actualisation des tableaux au fur et à mesure de l’avancement des projets)
Profil
- Diplôme : Bac ou BTS secteur administration/comptabilité
- Grade : Adjoint administratif
Compétences et qualités professionnelles requises
- Connaissances de la comptabilité hospitalière et des dispositifs médicaux seraient un plus.
- Connaissances du fonctionnement administratif d’un établissement public
- Connaissances budgétaires, comptables et juridiques notamment des règles de la commande publique (notions)
Savoir-faire
- Maitrise des outils bureautiques (Microsoft Office) et la messagerie électronique (Microsoft Outlook)
- Maitrise des logiciels et applications informatiques métiers dédiés serait un plus
Savoir-être
- Forte rigueur, méthode, sens de l’analyse, capacité à s’organiser, à maitriser des délais, à gérer les priorités, à se rendre disponible, à rendre compte et à alerter
- Qualités relationnelles, esprit d’équipe
- Loyauté, probité, valeurs professionnelles et déontologiques
- Sens aigu de la discrétion et de la confidentialité professionnelle
- Sens de l’organisation
- Facultés d’adaptation face aux différents interlocuteurs et aux différentes situations
Relations hiérarchiques
- Directeur des Ressources Matérielles (DRM)
- Attaché d’Administration de la DRM
- Responsable des achats
Relations fonctionnelles internes
- Agents de la DRM
- Services administratifs et financiers
Relations fonctionnelles externes
- Centrales d’achats (RESAH, UNIHA, UGAP, CAIH, etc.)
- Public et partenaires extérieurs : fournisseurs et prestataires
Temps de travail
- poste à temps plein 100%
Type de contrat
- CDI, mutation ou détachement