Responsable au bureau des entrées

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Responsable au bureau des entrées

Type de contrat
  • CDI
  • Détachement
  • Mutation
  • Temps plein
Domaine d'expertise
  • Administratif
Lieu de travail
  • Site de Neuilly-sur-Seine

Le Centre Hospitalier Rives de Seine recherche un(e) Responsable au bureau des entrées du site de Neuilly-sur-Seine.

  • Diplôme : minimum BAC + 2 (domaine gestion, finances, économie, juridique ou management des systèmes de santé, etc.)
  • Grade : Adjoint des Cadres Hospitaliers

Missions générales

  • Manager une équipe composée de 6 gestionnaires des consultations externes et des urgences dont 1 régisseur titulaire de recettes et des dépôts des patients
  • Être chargé(e) de la facturation et du contentieux des soins externes
  • Suivre et organiser le processus de gestion des soins externes
  • Mettre en œuvre des procédures et projets d’organisation pour l’optimisation de l’accueil des patients, des recettes et du recouvrement des factures
  • Adapter le fonctionnement du service pour organiser l’harmonisation des pratiques et répondre aux objectifs du service
  • Être le(la) collaborateur(trice) privilégié(e) de l’Attaché d’Administration Hospitalière dans la mise en œuvre des projets de service
  • Être régisseur suppléant de recettes et de dépôts des patients
  • Assurer la polyvalence avec les différents secteurs (soins externes, urgences, hospitalisations)

 

ACTIVITES PRINCIPALES 

Gestion et management de l’équipe des gestionnaires

  • Encadrer une équipe de gestionnaires : gestion des plannings, suivi des congés et gestion de l’absentéisme
  • Assurer la répartition de la charge de travail et le contrôle des objectifs de saisie et de gestion de l’équipe
  • Participer à l’élaboration du plan de formation, suivi et organisation des formations
  • Résoudre les difficultés ponctuelles au sein de l’équipe et dans le traitement des dossiers (contentieux, suspension de poursuite, etc.).
  • Participation au recrutement et à l’évaluation professionnelle des personnels
  • Former et accompagner les nouveaux personnels
  • Rappeler régulièrement les règles de gestion et de facturation et accompagner dans le traitement des dossiers plus complexes
  • Rédiger des procédures, des protocoles et des notes d’information
  • Mettre en œuvre et contrôler l’application des règles d’identitovigilance (référente identitovigilance du service et correction des erreurs d’identités)
  • Gérer au quotidien les problématiques d’accueil et les situations de conflits avec les patients
  • Recueillir les besoins en équipements et gérer les commandes régulières de fournitures

 

Responsable de la facturation

  • Gérer, suivre et contrôler la facturation des soins externes
  • Gérer la facturation des urgences en remplacement de sa collègue (en cas d’absence prolongée)
  • Saisir et facturer les dossiers de rétrocession médicamenteuse
  • Saisir et facturer les dossiers d’IRM
  • Suivre les transmissions de factures B2/FIDES à la sécurité sociale et ROC aux mutuelles
  • Traiter les redressements et les rejets de facturation
  • Répondre aux courriers de réclamation des patients et autres contentieux
  • Suivre l’exhaustivité du recueil de l’activité hospitalière en lien avec les services de soins
  • Suivre particulièrement les interfaces et remontées d’actes des logiciels métiers (laboratoire, imagerie)
  • Participer aux opérations de clôture d’exercice

 

Référent technique

  • Être le(la) référent(e) des services de soins et participer aux formations internes des personnels des services de soins sur les thématiques du bureau des entrées : identitovigilance, régie, logiciel CPage, etc.
  • Paramétrer les logiciels métiers et participer aux tests de nouvelles versions
  • Créer les débiteurs (mutuelles, assurances, organismes, etc.)
  • Suivre et paramétrer les médecins et personnels soignants en lien avec les affaires médicales et la DRH
  • Collaborer avec la Trésorerie : suivi des restes à recouvrer et des créances irrécouvrables
  • Collaborer avec la CPAM 92 : suivi des envois et des rejets FIDES
  • Être l’Interlocuteur(trice) privilégié(e) des cadres de santé, du service informatique et des partenaires extérieurs

 

ACTIVITES COMPLEMENTAIRES

  • Être le régisseur suppléant de recettes des admissions, du self et de dépôts de valeurs des patients (lors des absences du régisseur titulaire)
  • Signer les déclarations de naissance, de décès et d’enfant sans vie en l’absence de famille
  • Collaborer avec le Département d’Information Médicale et les services financiers : suivi tableaux EPMSI par exemple
  • Participer aux projets institutionnels liés à l’accueil et au parcours patient, à l’identitovigilance, à la facturation et au recouvrement
  • Elaborer et/ou suivre les indicateurs d’activité (utilisation et/ou création de requêtes Business Object pour le suivi de l’activité et le contrôle de la qualité de facturation)
  • Participer à l’accueil des patients et à l’encaissement à titre exceptionnel (en cas d’absentéisme important)
  • Assurer une veille réglementaire

Compétences et qualités requises

  • Maîtrise des outils informatiques : Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Business Object (BO)
  • Maîtrise du logiciel CPAGE I ou connaissance d’autres logiciels de facturation hospitalière
  • Connaissance du logiciel Dossier Patient Informatisé ORBIS serait un plus
  • Connaissance d’un logiciel de gestion du temps de travail : Octime ou autre

 

Compétences spécifiques et qualités professionnelles

  • Maîtrise de la réglementation sécurité sociale (règles de facturation et de prise en charge des soins) et du mode de financement des établissements de santé (Tarification à l’activité – FIDES)
  • Connaissance des pratiques de gestion et de facturation des soins externes et des hospitalisations
  • Connaissance des principes d’identitovigilance
  • Connaissance du milieu hospitalier, du fonctionnement des établissements de santé et du parcours patient
  • Connaissance de la régie de recettes est un plus
  • Qualités rédactionnelles

 

Qualités requises

  • Sens managérial : animation d’équipe, arbitrage, pédagogie, planification et gestion des priorités, savoir mener des projets et mettre en application des décisions
  • Sens des responsabilités
  • Loyauté et respect de la hiérarchie
  • Esprit d’initiative et d’anticipation, force de propositions
  • Disponibilité et dynamisme
  • Autonomie et sens de l’organisation
  • Sens du travail en commun et collaboratif
  • Polyvalence et capacité d’adaptation
  • Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité

Relations hiérarchiques

  • Directeur des Affaires Financières et de la Patientèle
  • Attachée d’Administration Hospitalière Responsable de la Patientèle

Relations fonctionnelles externes

  • Patients et leurs familles
  • Trésorerie Hospitalière des Hauts-de-Seine et ses responsables recettes, régie et contentieux-recouvrement
  • Caisses de sécurité sociale et notamment Pôle Etablissements de Santé de la CPAM 92
  • Mutuelles et assurances complémentaires
  • Autres établissements de santé publics et privés
  • Service Etat Civil de la Mairie de Neuilly-sur-Seine
  • Sociétés d’ambulances
  • GIP CPAGE

Relations fonctionnelles internes

  • Responsables de proximité, chargés de facturation et gestionnaires des différents sites du service de la patientèle
  • Service financier
  • Contrôleur de gestion
  • Services de soins : cadres de santé, médecins et personnels soignants référents
  • Secrétariats médicaux et coordinatrice des secrétariats médicaux
  • Pharmacie
  • Laboratoire
  • Département d’Information Médicale
  • Service social
  • Service informatique
  • Responsable des affaires générales
  • Direction des affaires médicales, parcours patient, communication, développement durable
  • Direction des ressources humaines
  • Direction des ressources matérielles (services économiques, magasin, coursiers)
  • Chambre mortuaire

Equipement

  • Equipement informatique (PC, imprimante, lecteur de carte vitale et carte CPE, accès à CDRI )
  • Téléphone, photocopieuse, fax, scanner

Horaires de travail

  • 8h30-16h30 ou 9h-17h du lundi au vendredi (remplacements exceptionnels possibles le samedi de 8h30 à 15h30)
  • Poste situé principalement sur le site de Neuilly-sur-Seine – Déplacements inter-sites possibles

Temps de travail

  • poste à temps plein 100%
  • 25 jours de congés annuels et 14 jours de RTT. Journée continue avec 30 mn de pause repas

Type de contrat

  • CDI, mutation, détachement