Responsable au bureau des entrées
Le Centre Hospitalier Rives de Seine recherche un(e) Responsable au bureau des entrées du site de Neuilly-sur-Seine.
- Diplôme : minimum BAC + 2 (domaine gestion, finances, économie, juridique ou management des systèmes de santé, etc.)
- Grade : Adjoint des Cadres Hospitaliers
Missions générales
- Manager une équipe composée de 6 gestionnaires des consultations externes et des urgences dont 1 régisseur titulaire de recettes et des dépôts des patients
- Être chargé(e) de la facturation et du contentieux des soins externes
- Suivre et organiser le processus de gestion des soins externes
- Mettre en œuvre des procédures et projets d’organisation pour l’optimisation de l’accueil des patients, des recettes et du recouvrement des factures
- Adapter le fonctionnement du service pour organiser l’harmonisation des pratiques et répondre aux objectifs du service
- Être le(la) collaborateur(trice) privilégié(e) de l’Attaché d’Administration Hospitalière dans la mise en œuvre des projets de service
- Être régisseur suppléant de recettes et de dépôts des patients
- Assurer la polyvalence avec les différents secteurs (soins externes, urgences, hospitalisations)
ACTIVITES PRINCIPALES
Gestion et management de l’équipe des gestionnaires
- Encadrer une équipe de gestionnaires : gestion des plannings, suivi des congés et gestion de l’absentéisme
- Assurer la répartition de la charge de travail et le contrôle des objectifs de saisie et de gestion de l’équipe
- Participer à l’élaboration du plan de formation, suivi et organisation des formations
- Résoudre les difficultés ponctuelles au sein de l’équipe et dans le traitement des dossiers (contentieux, suspension de poursuite, etc.).
- Participation au recrutement et à l’évaluation professionnelle des personnels
- Former et accompagner les nouveaux personnels
- Rappeler régulièrement les règles de gestion et de facturation et accompagner dans le traitement des dossiers plus complexes
- Rédiger des procédures, des protocoles et des notes d’information
- Mettre en œuvre et contrôler l’application des règles d’identitovigilance (référente identitovigilance du service et correction des erreurs d’identités)
- Gérer au quotidien les problématiques d’accueil et les situations de conflits avec les patients
- Recueillir les besoins en équipements et gérer les commandes régulières de fournitures
Responsable de la facturation
- Gérer, suivre et contrôler la facturation des soins externes
- Gérer la facturation des urgences en remplacement de sa collègue (en cas d’absence prolongée)
- Saisir et facturer les dossiers de rétrocession médicamenteuse
- Saisir et facturer les dossiers d’IRM
- Suivre les transmissions de factures B2/FIDES à la sécurité sociale et ROC aux mutuelles
- Traiter les redressements et les rejets de facturation
- Répondre aux courriers de réclamation des patients et autres contentieux
- Suivre l’exhaustivité du recueil de l’activité hospitalière en lien avec les services de soins
- Suivre particulièrement les interfaces et remontées d’actes des logiciels métiers (laboratoire, imagerie)
- Participer aux opérations de clôture d’exercice
Référent technique
- Être le(la) référent(e) des services de soins et participer aux formations internes des personnels des services de soins sur les thématiques du bureau des entrées : identitovigilance, régie, logiciel CPage, etc.
- Paramétrer les logiciels métiers et participer aux tests de nouvelles versions
- Créer les débiteurs (mutuelles, assurances, organismes, etc.)
- Suivre et paramétrer les médecins et personnels soignants en lien avec les affaires médicales et la DRH
- Collaborer avec la Trésorerie : suivi des restes à recouvrer et des créances irrécouvrables
- Collaborer avec la CPAM 92 : suivi des envois et des rejets FIDES
- Être l’Interlocuteur(trice) privilégié(e) des cadres de santé, du service informatique et des partenaires extérieurs
ACTIVITES COMPLEMENTAIRES
- Être le régisseur suppléant de recettes des admissions, du self et de dépôts de valeurs des patients (lors des absences du régisseur titulaire)
- Signer les déclarations de naissance, de décès et d’enfant sans vie en l’absence de famille
- Collaborer avec le Département d’Information Médicale et les services financiers : suivi tableaux EPMSI par exemple
- Participer aux projets institutionnels liés à l’accueil et au parcours patient, à l’identitovigilance, à la facturation et au recouvrement
- Elaborer et/ou suivre les indicateurs d’activité (utilisation et/ou création de requêtes Business Object pour le suivi de l’activité et le contrôle de la qualité de facturation)
- Participer à l’accueil des patients et à l’encaissement à titre exceptionnel (en cas d’absentéisme important)
- Assurer une veille réglementaire
Compétences et qualités requises
- Maîtrise des outils informatiques : Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Business Object (BO)
- Maîtrise du logiciel CPAGE I ou connaissance d’autres logiciels de facturation hospitalière
- Connaissance du logiciel Dossier Patient Informatisé ORBIS serait un plus
- Connaissance d’un logiciel de gestion du temps de travail : Octime ou autre
Compétences spécifiques et qualités professionnelles
- Maîtrise de la réglementation sécurité sociale (règles de facturation et de prise en charge des soins) et du mode de financement des établissements de santé (Tarification à l’activité – FIDES)
- Connaissance des pratiques de gestion et de facturation des soins externes et des hospitalisations
- Connaissance des principes d’identitovigilance
- Connaissance du milieu hospitalier, du fonctionnement des établissements de santé et du parcours patient
- Connaissance de la régie de recettes est un plus
- Qualités rédactionnelles
Qualités requises
- Sens managérial : animation d’équipe, arbitrage, pédagogie, planification et gestion des priorités, savoir mener des projets et mettre en application des décisions
- Sens des responsabilités
- Loyauté et respect de la hiérarchie
- Esprit d’initiative et d’anticipation, force de propositions
- Disponibilité et dynamisme
- Autonomie et sens de l’organisation
- Sens du travail en commun et collaboratif
- Polyvalence et capacité d’adaptation
- Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité
Relations hiérarchiques
- Directeur des Affaires Financières et de la Patientèle
- Attachée d’Administration Hospitalière Responsable de la Patientèle
Relations fonctionnelles externes
- Patients et leurs familles
- Trésorerie Hospitalière des Hauts-de-Seine et ses responsables recettes, régie et contentieux-recouvrement
- Caisses de sécurité sociale et notamment Pôle Etablissements de Santé de la CPAM 92
- Mutuelles et assurances complémentaires
- Autres établissements de santé publics et privés
- Service Etat Civil de la Mairie de Neuilly-sur-Seine
- Sociétés d’ambulances
- GIP CPAGE
Relations fonctionnelles internes
- Responsables de proximité, chargés de facturation et gestionnaires des différents sites du service de la patientèle
- Service financier
- Contrôleur de gestion
- Services de soins : cadres de santé, médecins et personnels soignants référents
- Secrétariats médicaux et coordinatrice des secrétariats médicaux
- Pharmacie
- Laboratoire
- Département d’Information Médicale
- Service social
- Service informatique
- Responsable des affaires générales
- Direction des affaires médicales, parcours patient, communication, développement durable
- Direction des ressources humaines
- Direction des ressources matérielles (services économiques, magasin, coursiers)
- Chambre mortuaire
Equipement
- Equipement informatique (PC, imprimante, lecteur de carte vitale et carte CPE, accès à CDRI )
- Téléphone, photocopieuse, fax, scanner
Horaires de travail
- 8h30-16h30 ou 9h-17h du lundi au vendredi (remplacements exceptionnels possibles le samedi de 8h30 à 15h30)
- Poste situé principalement sur le site de Neuilly-sur-Seine – Déplacements inter-sites possibles
Temps de travail
- poste à temps plein 100%
- 25 jours de congés annuels et 14 jours de RTT. Journée continue avec 30 mn de pause repas
Type de contrat
- CDI, mutation, détachement