Responsable au bureau des entrées

Le Centre Hospitalier Rives de Seine recherche un(e) Responsable au bureau des entrées du site de Neuilly-sur-Seine.

• Diplôme : minimum BAC + 2 (domaine gestion, finances, économie, juridique ou management des systèmes de santé, etc.)
• Grade : Adjoint des Cadres Hospitaliers

Missions générales

• Manager une équipe composée de 6 gestionnaires des consultations externes et des urgences dont 1 régisseur titulaire de recettes et des dépôts des patients
• Être chargé(e) de la facturation et du contentieux des soins externes
• Suivre et organiser le processus de gestion des soins externes
• Mettre en œuvre des procédures et projets d’organisation pour l’optimisation de l’accueil des patients, des recettes et du recouvrement des factures
• Adapter le fonctionnement du service pour organiser l’harmonisation des pratiques et répondre aux objectifs du service
• Être le(la) collaborateur(trice) privilégié(e) de l’Attaché d’Administration Hospitalière dans la mise en œuvre des projets de service
• Être régisseur suppléant de recettes et de dépôts des patients
• Assurer la polyvalence avec les différents secteurs (soins externes, urgences, hospitalisations)

ACTIVITES PRINCIPALES 

Gestion et management de l’équipe des gestionnaires

• Encadrer une équipe de gestionnaires : gestion des plannings, suivi des congés et gestion de l’absentéisme
• Assurer la répartition de la charge de travail et le contrôle des objectifs de saisie et de gestion de l’équipe
• Participer à l’élaboration du plan de formation, suivi et organisation des formations
• Résoudre les difficultés ponctuelles au sein de l’équipe et dans le traitement des dossiers (contentieux, suspension de poursuite, etc.).
• Participation au recrutement et à l’évaluation professionnelle des personnels
• Former et accompagner les nouveaux personnels
• Rappeler régulièrement les règles de gestion et de facturation et accompagner dans le traitement des dossiers plus complexes
• Rédiger des procédures, des protocoles et des notes d’information
• Mettre en œuvre et contrôler l’application des règles d’identitovigilance (référente identitovigilance du service et correction des erreurs d’identités)
• Gérer au quotidien les problématiques d’accueil et les situations de conflits avec les patients
• Recueillir les besoins en équipements et gérer les commandes régulières de fournitures

Responsable de la facturation

• Gérer, suivre et contrôler la facturation des soins externes
• Gérer la facturation des urgences en remplacement de sa collègue (en cas d’absence prolongée)
• Saisir et facturer les dossiers de rétrocession médicamenteuse
• Saisir et facturer les dossiers d’IRM
• Suivre les transmissions de factures B2/FIDES à la sécurité sociale et ROC aux mutuelles
• Traiter les redressements et les rejets de facturation
• Répondre aux courriers de réclamation des patients et autres contentieux
• Suivre l’exhaustivité du recueil de l’activité hospitalière en lien avec les services de soins
• Suivre particulièrement les interfaces et remontées d’actes des logiciels métiers (laboratoire, imagerie)
• Participer aux opérations de clôture d’exercice

Référent technique

• Être le(la) référent(e) des services de soins et participer aux formations internes des personnels des services de soins sur les thématiques du bureau des entrées : identitovigilance, régie, logiciel CPage, etc.
• Paramétrer les logiciels métiers et participer aux tests de nouvelles versions
• Créer les débiteurs (mutuelles, assurances, organismes, etc.)
• Suivre et paramétrer les médecins et personnels soignants en lien avec les affaires médicales et la DRH
• Collaborer avec la Trésorerie : suivi des restes à recouvrer et des créances irrécouvrables
• Collaborer avec la CPAM 92 : suivi des envois et des rejets FIDES
• Être l’Interlocuteur(trice) privilégié(e) des cadres de santé, du service informatique et des partenaires extérieurs

ACTIVITES COMPLEMENTAIRES

• Être le régisseur suppléant de recettes des admissions, du self et de dépôts de valeurs des patients (lors des absences du régisseur titulaire)
• Signer les déclarations de naissance, de décès et d’enfant sans vie en l’absence de famille
• Collaborer avec le Département d’Information Médicale et les services financiers : suivi tableaux EPMSI par exemple
• Participer aux projets institutionnels liés à l’accueil et au parcours patient, à l’identitovigilance, à la facturation et au recouvrement
• Elaborer et/ou suivre les indicateurs d’activité (utilisation et/ou création de requêtes Business Object pour le suivi de l’activité et le contrôle de la qualité de facturation)
• Participer à l’accueil des patients et à l’encaissement à titre exceptionnel (en cas d’absentéisme important)
• Assurer une veille réglementaire

Compétences et qualités requises

• Maîtrise des outils informatiques : Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Business Object (BO)
• Maîtrise du logiciel CPAGE I ou connaissance d’autres logiciels de facturation hospitalière
• Connaissance du logiciel Dossier Patient Informatisé ORBIS serait un plus
• Connaissance d’un logiciel de gestion du temps de travail : Octime ou autre

Compétences spécifiques et qualités professionnelles

• Maîtrise de la réglementation sécurité sociale (règles de facturation et de prise en charge des soins) et du mode de financement des établissements de santé (Tarification à l’activité – FIDES)
• Connaissance des pratiques de gestion et de facturation des soins externes et des hospitalisations
• Connaissance des principes d’identitovigilance
• Connaissance du milieu hospitalier, du fonctionnement des établissements de santé et du parcours patient
• Connaissance de la régie de recettes est un plus
• Qualités rédactionnelles

Qualités requises

• Sens managérial : animation d’équipe, arbitrage, pédagogie, planification et gestion des priorités, savoir mener des projets et mettre en application des décisions
• Sens des responsabilités
• Loyauté et respect de la hiérarchie
• Esprit d’initiative et d’anticipation, force de propositions
• Disponibilité et dynamisme
• Autonomie et sens de l’organisation
• Sens du travail en commun et collaboratif
• Polyvalence et capacité d’adaptation
• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité

Relations hiérarchiques

• Directeur des Affaires Financières et de la Patientèle
• Attachée d’Administration Hospitalière Responsable de la Patientèle

Relations fonctionnelles externes

• Patients et leurs familles
• Trésorerie Hospitalière des Hauts-de-Seine et ses responsables recettes, régie et contentieux-recouvrement
• Caisses de sécurité sociale et notamment Pôle Etablissements de Santé de la CPAM 92
• Mutuelles et assurances complémentaires
• Autres établissements de santé publics et privés
• Service Etat Civil de la Mairie de Neuilly-sur-Seine
• Sociétés d’ambulances
• GIP CPAGE

Relations fonctionnelles internes

• Responsables de proximité, chargés de facturation et gestionnaires des différents sites du service de la patientèle
• Service financier
• Contrôleur de gestion
• Services de soins : cadres de santé, médecins et personnels soignants référents
• Secrétariats médicaux et coordinatrice des secrétariats médicaux
• Pharmacie
• Laboratoire
• Département d’Information Médicale
• Service social
• Service informatique
• Responsable des affaires générales
• Direction des affaires médicales, parcours patient, communication, développement durable
• Direction des ressources humaines
• Direction des ressources matérielles (services économiques, magasin, coursiers)
• Chambre mortuaire

Equipement

• Equipement informatique (PC, imprimante, lecteur de carte vitale et carte CPE, accès à CDRI )
• Téléphone, photocopieuse, fax, scanner

Horaires de travail

• 8h30-16h30 ou 9h-17h du lundi au vendredi (remplacements exceptionnels possibles le samedi de 8h30 à 15h30)
• Poste situé principalement sur le site de Neuilly-sur-Seine – Déplacements inter-sites possibles

Temps de travail

• poste à temps plein 100%
• 25 jours de congés annuels et 14 jours de RTT. Journée continue avec 30 mn de pause repas

Type de contrat

• CDI, mutation, détachement