Référent(e) facturation et Régisseur de recettes au Bureau des entrées du site de Courbevoie

Plus de 1.000 professionnels médicaux, soignants, logistiques, techniques et administratifs se relaient 365 jours par an et 24h sur 24 pour accueillir blessés, patients, femmes enceintes, nouveau-nés, correspondants, visiteurs, etc. dans les conditions les plus adaptées à leurs besoins.

IDENTIFICATION DU POSTE :

 Fonction :

Référent (e) de proximité du bureau des entrées du site de Courbevoie, chargé de facturation des hospitalisations et soins externes et régisseur de recettes et de dépôts des patients

• Patientèle :

Patients hospitalisés, consultants et leurs familles

• Grade :

Adjoint administratif

• Equipe : Equipe composée de 2 gestionnaires des hospitalisations et des consultations externes, d’1 gestionnaire de la dentisterie et du référent.

• Relations hiérarchiques :

Directeur des Affaires Financières et de la Patientèle

Attaché d’Administration Hospitalière Responsable Patientèle

• Relations fonctionnelles externes :

Patients et leurs familles

Trésorerie Hospitalière des Hauts-de-Seine et ses responsables recettes, régie et contentieux-recouvrement

Caisses de sécurité sociale et notamment Pôle Etablissements de Santé de la CPAM 92

Mutuelles et assurances complémentaires

Autres établissements de santé publics et privés

Service Etat Civil de la Mairie de Courbevoie

Sociétés d’ambulances

GIP CPAGE

• Relations fonctionnelles internes :

Services d’hospitalisation et de consultations, imagerie médicale, service dentaire

Service de santé au travail

Secrétariats médicaux

Département d’Information Médicale

Service des finances et contrôle de gestion

Service social

Service informatique

Direction de la Qualité, des Affaires générales, des Affaires médicales et des Relations avec les usagers

Direction des Ressources Humaines

Direction des Ressources Matérielles (services économiques, magasin, coursiers)

Chambre mortuaire

Missions générales :

– Référent(e) de l’équipe des gestionnaires de Courbevoie

– Chargé (e) de la facturation et du contentieux des hospitalisations, des soins externes et de la dentisterie

– Régisseur principal de recettes et de dépôts des patients (indemnité de régie)

Activités principales :

1/ Référent (e) de l’équipe des gestionnaires :

• Gestion des congés et des absences
• Assurer la répartition de la charge de travail entre les gestionnaires
• Résoudre les difficultés ponctuelles de l’équipe et dans le traitement des dossiers (contentieux, suspension de poursuites, etc.).
• Formation et accompagnement des nouveaux personnels
• Rappels réguliers des règles de gestion et de facturation et accompagnement dans le traitement des dossiers plus complexes
• Participation à la rédaction de procédures, de protocoles et de notes d’information
• Mise en œuvre et contrôle de l’application des règles d’identitovigilance (référent pour le site de Courbevoie : validation et qualification des identités du site et correction des erreurs d’identités)
• Gérer au quotidien les problématiques d’accueil et les situations de conflits avec les patients
• Interlocuteur de proximité des cadres de santé et des médecins du site de Courbevoie
• Recueil des besoins en équipements et commandes régulières de fournitures

2/ Chargé (e) de facturation :

• Facturation des soins externes
• Facturation des hospitalisations (dossiers de MCO complets et dossiers de SSR)
• Facturation des dossiers de dentisterie
• Facturation mensuelle de la régie de recettes
• Suivi des transmissions de factures B2/FIDES à la sécurité sociale et ROC aux mutuelles
• Traitement des redressements et des rejets B2 de facturation des hospitalisations et des soins externes
• Interlocuteur privilégié de la Trésorerie pour le site de Courbevoie (suivi des impayés, des réclamations, des indus…)
• Création des débiteurs (mutuelles, assurances, organismes etc. …)
• Réponse aux réclamations des patients et autres contentieux
• Suivi de l’exhaustivité du recueil de l’activité hospitalière en lien avec les services de soins
• Suivi particulier des interfaces et remontées d’actes des logiciels métiers (imagerie, laboratoire)
• Suivi particulier des dossiers d’ouverture de droits avec les assistantes sociales
• Participer aux opérations de clôture d’exercice comptable

3/ Régisseur de recettes et de dépôts des patients :

Régisseur de recettes :

• Contrôle journalier des caisses et des encaissements de la veille des admissions, de la dentisterie et du self (pour personnels vacataires, stagiaires et personnes extérieures)
• Edition et contrôle des états d’encaissements pour les admissions (CPage) et du self (RECO)
• Suivi des tableaux récapitulatifs par mode d’encaissement
• Vérification et suivi du compte de Dépôts de Fonds au Trésor (DFP) et des frais bancaires
• Vérification des chèques encaissés et transmission au Centre de traitement des chèques
• Versement des espèces à la Banque Postale
• Etablissement du procès-verbal à chaque changement de régisseur
• Annulation des quittances facturées erronées
• Correction des erreurs de régie et annulation éventuelle de la régie

Régisseur de dépôts :

• Réception, inventaire, enregistrement et remise des dépôts de valeurs des patients hospitalisés ou décédés ou supervision de cette tâche lorsqu’elle est réalisée par les gestionnaires
• Mise à jour du tableau de suivi des dépôts de valeurs
• Relance par courrier des patients ou des familles pour les dépôts non réclamés
• Remise à la Trésorerie de tous les dépôts de valeur abandonnés ou des patients décédés.

Activités complémentaires :

• Remplacement aux guichets des admissions (accueil des patients, gestion des dossiers et des mouvements, encaissements …), en cas d’absence des gestionnaires
• Accueil téléphonique des patients pour les questions de facturation et de contentieux

• Signature des déclarations de décès en l’absence de famille

• Relance de la gestion des dossiers « attendus » sans cotation d’acte
• Traitement des dossiers bloqués
• Traitement des dossiers erronés et des dossiers NPAI
• Classement, archivage
• Aide ponctuelle aux autres sites (Neuilly-sur-Seine et Puteaux) en clôture d’exercice si nécessaire.

Formations et qualifications :

– Baccalauréat ou équivalence

– Maîtrise de l’outil informatique (environnement Windows, bureautique Word, Internet, messagerie Outlook …)

Qualités requises :

• Rigueur et sens des responsabilités
• Loyauté et respect de la hiérarchie
• Esprit d’initiative et d’anticipation, force de propositions
• Disponibilité et dynamisme
• Autonomie et sens de l’organisation
• Sens du travail en commun et collaboratif
• Polyvalence et capacité d’adaptation
• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité
• Respect des principes du service public

• Compétences spécifiques et qualités professionnelles :

 Connaissance de la réglementation sécurité sociale (règles de facturation et de prise en charge des soins) et de la Tarification à l’Activité (la connaissance de FIDES est un plus)

• Connaissance du logiciel CPageI ou maîtrise d’autres logiciels de facturation
• Connaissance du milieu hospitalier et du fonctionnement des établissements de santé
• Connaissance de la régie de recettes est un plus

• Horaires de travail : 8h30-16h30 du lundi au vendredi

Poste situé sur le site de Courbevoie- Déplacements inter-sites ponctuels (pour réunions)

• Temps de travail : poste à temps plein 100%

25 jours de congés annuels et 14 jours de RTT. Journée continue avec 30 mn de pause repas.