Gestionnaire des dossiers d’hospitalisation et frais de séjour

Le Centre Hospitalier Rives de Seine recherche un(e) gestionnaire des dossiers d’hospitalisation et des frais de séjour.

Missions générales

• Elaboration du dossier administratif permettant d’établir la facturation des séjours d’hospitalisations
• Information du patient et de sa famille des conditions administratives de prise en charge de ses frais de séjour

ACTIVITES PRINCIPALES 

Agent chargé de l’accueil des patients hospitalisés et de la gestion et la facturation des dossiers d’hospitalisation au service des admissions

• Accueil des patients et/ou de leur famille et information des conditions de prise en charge de leurs frais de séjour
• Création et complétude des dossiers d’hospitalisation (contrôle et validation de l’identité avec la pièce d’identité et des coordonnées du patient, récupération et saisie des données de la sécurité sociale par la lecture de la carte vitale et la consultation des droits en ligne CDRi, des données de la carte de mutuelle, etc.) et édition de divers documents (étiquettes, fiches individuelles d’hospitalisations, bulletins d’hospitalisation et de sortie, devis, facture pro-forma, etc.)
• Création et gestion des dossiers de préadmission
• Gestion et correction des mouvements des dossiers d’hospitalisation (entrées, sorties, mutations, transferts, permissions de sortie, changements de chambres, de lits, de responsabilité, de tarification, etc.)
• Gestion des déclarations de décès en lien avec la Mairie de Neuilly-sur-Seine
• Demande de prises en charge auprès des mutuelles et des organismes complémentaires ou interrogation des droits en ligne ROC (remboursement des organismes complémentaires)
• Demande et suivi des questionnaires 100% ALD (Affections de longue durée)
• Contrôle des actes CCAM (classification commune des actes médicaux) exonérants
• Gestion et valorisation des dossiers d’hospitalisation complets (portefeuille individuel de dossiers à gérer)
• Signalement et suivi des dossiers d’ouverture de droits en lien avec le service social
• Encaissement des frais de séjour en totalité ou par avances (hospitalisation, frais accompagnants, chambre particulière)
• Création et rechargement des cartes de self (pour les personnels stagiaires et vacataires) et encaissement des repas accompagnant sur le logiciel dédié du self
• Contrôle et gestion des caisses des admissions et du self et des fonds de caisse

ACTIVITES COMPLEMENTAIRES

• Accueil téléphonique des patients et gestion de la messagerie (réponse et envoi des documents demandés)
• Saisie du courrier (régularisations de dossiers)
• Traitement des dossiers bloqués et erronés (redressements des dossiers) et des courriers NPAI (N’habite pas à l’adresse indiquée)
• Accueil des patients consultants le samedi et en cas d’affluence en semaine
• Classement, archivage
• Participation ponctuelle aux diverses mises sous pli et au tri de la facturation
• Commande des fournitures, des documents à reprographier etc.
• En clôture d’exercice, aide ponctuelle aux autres secteurs et sites (Soins externes, urgences, Courbevoie et Puteaux) si nécessaire.

Profil

• Diplôme : Baccalauréat ou diplôme équivalent (obtenu)
• Grade : Adjoint administratif

Compétences et qualités requises

• Connaissance de la réglementation sécurité sociale (règles de facturation et de prise en charge des soins) et de la tarification à l’activité ou grande capacité à acquérir rapidement ces connaissances
• Connaissance du logiciel CPageI ou maîtrise d’autres logiciels de facturation
• Connaissance du milieu hospitalier et du fonctionnement des établissements de santé

Savoir-faire

• Maîtrise de l’outil informatique (environnement Windows, bureautique Word, Internet, messagerie Outlook, etc.)
• Maîtrise de l’anglais est un plus

Savoir-être

• Qualités relationnelles et d’accueil du public
• Discrétion et respect de la confidentialité
• Rigueur dans la gestion et l’application des procédures
• Sens des responsabilités (notamment pour les encaissements)
• Respect des principes du service public (neutralité, égalité, non-discrimination …)
• Capacité d’adaptation et esprit d’initiative
• Autonomie et sens de l’organisation
• Esprit d’équipe et d’entraide
• Rapidité de saisie informatique

Particularités du poste

• Gestion de la file d’attente et de possibles situations conflictuelles ou d’angoisse des patients
• Gestion du stress lié aux échéances (facturation, clôture d’exercice)
• Risques afférents à l’encaissement d’argent el gestion des dépôts de valeur

Relations hiérarchiques

• Directeur des affaires financières et de la patientèle
• Attachée d’administration hospitalière responsable de la patientèle
• Responsable de la facturation

Relations fonctionnelles internes

• Services de la patientèle des 3 sites
• Services d’hospitalisation (cadres de santé, infirmier(e)s, sages-femmes, etc.) et secrétariats médicaux
• Département d’Information Médicale
• Service social
• Service informatique et Référent DPI (Dossier patient informatisé)
• Référents d’identitovigilance
• Services financiers
• Magasin, reprographie, service intérieur

Relations fonctionnelles externes

• Patients et leurs familles
• Ambulanciers
• Caisses de sécurité sociale
• Mutuelles et assurances complémentaires
• Autres établissements de santé publics et privés
• Trésorerie Hospitalière des Hauts-de-Seine
• Mairie de Neuilly-sur-Seine – service de l’Etat-Civil

Equipement

• Equipement informatique (PC, imprimante, lecteur de carte vitale et carte CPE, accès à CDRi et CDR, lecteur de datamatrix)
• Téléphone – Photocopieuse – Fax – Scanner

Composition de l’équipe

• 5 gestionnaires

Horaires de travail

• Lundi au vendredi : 8h30-16h30 et 9h-17h
• Samedi : 8h30-15h30 (par roulement 1 samedi sur 5)

Temps de travail

• poste à temps plein 100%
• 25 jours de congés annuels et 14 jours de RTT

Type de contrat

• CDI, mutation ou détachement